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[OFFRE D’EMPLOI PBI] Assistant(e) de direction

Le 23 juillet 2020

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MISSIONS

Appui à la directrice générale :
– Gérer l’agenda et des correspondances électroniques de la directrice générale, filtrer les appels téléphoniques en fonction des priorités du cadre,
– Préparer et tenir des dossiers suivis directement par la directrice générale,
– Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes…,
– Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, des diaporamas, réservation de salles …),
– Etre responsable de l’interface relationnelle avec les services, de la transmission des informations, du suivi des dossiers sensibles gérés par les services.

Réferent des assistantes de direction :
– Coordonner les activités des assistantes et permettre leur montée en compétences et leur prise d’indépendance.

Appui à la vie institutionnelle :
– Préparer les instances communautaires sur les plans administratif et logistique (Bureaux et conseils voire les commissions en gestion directe de la directrice générale),
– Rédiger les délibérations et les décisions de bureau communautaire ainsi que les comptes rendus et PV,
– Suivre l’action des services et rappeler les échéances,
– S’assurer de la bonne tenue des dossiers / documents avant transmission à la direction générale pour validation,
– Tenir à jour les registres des délibérations, comptes rendus et arrêtés de tous les services,
– Organiser l’accès à toutes les commissions pour l’ensemble des services en gestion informatique,
– Assurer le suivi des instances en lien avec la DGS , le pôle ressources et le pôle technique,
-Procéder à l’archivage et au classement des documents.

Suivi des projets et activités de la direction :
– Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichiers …),
– Concevoir des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour,
– Remplacer les agents pour assurer la continuité du service notamment de l’agent d’accueil pendant les congés.

 

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